今日から実践！パスワードの設定方法《マイナンバー対応事項》Part.2

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今回は、「今日から実践！パスワードの設定方法Part.2」と題してお届けします。

以前のコラム【今日から実践できるパスワードの設定方法《マイナンバー対応事項》Part.1】にてお伝えいたしました、ワードやエクセルのパスワードの設定は実践されましたか？

2010以降のワードやエクセルをお使いの方は非常に簡単にパスワードの設定ができましたが、2007以前のワードやエクセルだと保存時にパスワードを設定するとなると、少し手間がかかります。

今回はデータファイルそのものではなく、保存しているフォルダ（様々なファイルを一つにまとめたもの)にパスワードを設定する方法もお伝えしますので、外部にデータを送る際にはぜひご活用ください。

PDFのパスワードの掛け方

文書ファイルでよく使われるPDFですが多くの方が利用しているのがアドビシステムズの「Adobe Reader」だと思います。

「Adobe Reader」はビューアと言って、閲覧しかできませんが、同社の提供している「Adobe Acrobat」という有料のソフトウェアをお使いいただければパスワードをかけることができます。

無料の「Adobe Reader」とは違って、「Adobe Acrobat」は有料のものなのでお使いの方は限られているかとは思いますが、念のため、機能の使用方法をお伝えいたします。

手順は以下の通りになります。

1.プロパティの表示
パスワードを設定したいファイルを「Adobe Acrobat」で開きます。
[ファイル]、[編集]、[表示]とあるメニューの中からファイルを選び、[プロパティ（E)]をクリックします。

2.セキュリティの設定
[プロパティ（E)]をクリックすると別のウィンドウが表示されます。
ウィンドウの上に[概要]、[セキュリティ]、[フォント]というタブの中から[セキュリティ]をクリックしてください。
ここでセキュリティ方法を選択できますが、このメール通信では簡単に設定できる[パスワードによるセキュリティ]について説明いたします。

3.パスワードの設定
[パスワードによるセキュリティ]を選ぶとさらに別のウィンドウが表示され、この画面からパスワードを設定します。

[互換性のある形式]は、大きい数字のバージョンを選択してください。
小さい数字であると、バージョンが古く、セキュリティが強化される前の保存形式になるので、ファイルそのもののバージョンが変わってしまったり、機能については使用できない場合や表示されない場合があります。

[文書を開くときにパスワードが必要]にチェックを入れ、パスワードを入力してキーボードのEnterを押してください。するとパスワードの確認するポップアップが表示されるので、最初に入れたパスワードを再度入力しOKをクリックします。

これで、パスワードは設定できましたが、ファイルを上書き保存するまでは適用されないので、設定をしたら必ず上書き保存をしてください。

フォルダにパスワードを設定する方法

さて、フォルダにパスワードを設定するといっても、保存や削除が自由にできるフォルダにパスワードを設定するわけではありません。

圧縮ファイルを作るときにパスワードを設定することで、中に保存されているデータが特定の人にのみ開封できる仕組みになっています。
圧縮ファイルにはzip、rar、lzh等様々な圧縮形式が選べますが、このメール通信では代表的なzipファイルについてご紹介します。

古くから使われているので、世界的に普及しており、Windowsならば標準機能として解凍ができるので、使い勝手が良いといえます。

また、Windows XPでは標準機能としてzipファイルにパスワードを設定できるようになっていましたが、Windows Vista、7、8ではzip形式の圧縮ファイルの作成時にパスワードを設定する機能がなくなりました。

そこで圧縮ファイルの作成を可能にするために、次に紹介する「Lhaplus」（ラプラス）を是非お使いください。

圧縮ソフトの紹介

今回は一般的によく使われている無料のソフトをご紹介いたします。

【Lhaplus】

http://hoehoe.com/

多くの方が使われているファイル圧縮・解凍ソフトです。
ほとんどの圧縮・解凍形式に対応しており、操作も非常に簡単です。

重要なデータをただのzipファイルでメールに添付している方は、必ずインストールして、今後はパスワード付きのzipファイルで送るようにしてください。

圧縮時のパスワードの設定方法

圧縮したいファイル、もしくはフォルダをクリックして選択します。
選択した状態で右クリックをすると[開く]、[切り取り]、[コピー]、[プロパティ]などメニューリストが表示されます。
その中に[圧縮]にポインタを合わせると[.lzh]、[.zip]、[.zip(pass)]等の圧縮形式が選べるようになります。
今回はパスワードを設定するので、[.zip(pass)]をクリックしてください。

次に保存場所を選び、[保存]をクリックすると、パスワードを入力するウィンドウが出現するので、任意のパスワードを入力し[OK]をクリックします。
圧縮が開始され、設定した保存場所にzipファイルとして現れます。

これで、パスワードの設定は完了です。

このように圧縮すると、画像であったり、専用のソフトを持たないPDFであったとしても、パスワードが設定できるようになり、メールで送る際にも添付ファイルのサイズが小さくなるので、非常に便利になります。

この話が経営者・資産家の皆様のお役に立つことができれば幸いです。

次回は、【今日から実践！パスワードの設定方法《マイナンバー対応事項》Part.3】をお伝え致します。

メール通信№446

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