今日から実践！パスワードの設定方法《マイナンバー対応事項》Part.3

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メールによるデータの送付方法

これまでにパスワードの設定方法をお伝えしてきましたが、パスワードの設定以外にも気を付けていただきたいことがあります。
※前回【今日から実践！パスワードの設定方法《マイナンバー対応事項》Part.2】

それはデータの送付方法です。

皆さんは「パスワードを記入したメール」に、「パスワードを設定をしたファイル」を直接添付していませんか？
これではせっかくパスワードを設定した意味が薄れてしまいます。

メールの送り先を必ず確認していても、宛先を間違えたり、送るデータを間違えてしまうなどのヒューマンエラーは誰もが起こす可能性があります。
このようなヒューマンエラーが起きてしまったときに、被害を最小限に抑えられるよう工夫をしておきましょう。

まず、前提として、パスワードの設定したデータファイルはパスワードが書かれているメールには添付しないでください。
仮に送り先を間違えた場合、届いたデータは本文のパスワードから解除ができてしまうので大変危険です。

必ずデータファイルとパスワードは別々のメールで送って下さい。
つまり、メールを2通送ることになります。

もしくは、データはメールで送信し、パスワードは電話で伝えるという手段もありますが、英数字を口頭で伝えるのはなかなか大変かもしれません。

メール送信のデメリット

メールにデータを添付する送付方法も良いですが、どうしても添付するファイルサイズが大きいとメール自体を送信できなかったり、受信者側がデータを受信できなかったりと、データの送信・受信の時点での問題もあります。

ファイルサイズの目安でいうと、4MB（4000KB)以下であれば、おおむね送信・受信が可能といわれています。
メールを管理しているサーバーによって一度に受信できるデータ量が
違うので、4MBに抑えても送信できないという場合は起きる可能性があります。

そこで簡易なデータ送付の方法としてデータ転送サービスをご紹介いたします。

データ転送サービスの利用

データ転送サービスとは簡単に申しますと、インターネット上にデータを送り、インターネット上からデータをダウンロードできるようになることで、データの送受信が可能になるというものです。

例えば下記の様なサービス会社があります。ご参照ください。

【データ便】

https://www.datadeliver.net/

各会社のサービス比較は致しませんが、データ転送サービスの大まかな流れは、下記のようになるかと思います。

1.A氏が10MBのデータを上記サービスを利用してインターネット上に送ったとします。
すると、サービス会社からデータをダウンロードできるURLが送られてきます。

2.サービス会社から送られてきたURLをB氏にメールで送ることで、B氏はデータがダウンロードできるホームページに接続し、データを入手することができます。

この1,2の流れの中で、各々のサービス会社によって違いがあります。
ダウンロードするときにパスワードが必要な設定にしたり、B氏からのダウンロードの要請を受けてから、A氏がダウンロードの許可を出し、パスワードを伝えることで、ダウンロードが可能になったり、ダウンロードの回数を限定したりと、様々な方法が選択できます。

また、インターネット上に送ったデータを送信者と受信者どちらからも削除できる様なサービスを提供しているところもあります。

基本利用は無料ですので、大容量のデータを送る際にはデータ転送サービスの利用も検討してみてはいかがでしょうか？

この話が経営者・資産家の皆様のお役に立つことができれば幸いです。

メール通信№450

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