『電子取引データ』の保存どうすればいいの？

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■何を電子保存するの？
・注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。
★紙でやりとりをしていた場合に保存が必要な書類をデータで保存する必要があります。
★データでやりとりをしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しないといけないというものではありません
★受け取った場合、送った場合の両方とも保存する必要があります。

■どうやって保存するの？
・改ざん防止のための措置をとる必要があります。
★新たにシステム購入しなくても、改ざん防止のための『事務処理規定』を定めて守るというように費用をかけずに導入することもできます。
・「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
★表計算ソフト等で索引簿を作成、表計算ソフト等の機能を使い検索する方法があります。
★データのファイルに「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことでフォルダの検索機能を活用する方法があります。
・ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。
★システム購入する場合「タイムスタンプを付与」「訂正・削除の履歴等が残るシステム等での授受、保存」の機能があり便利です。

■対応が難しい場合の猶予規定
・「人手不足」「システム整備が間に合わない」「資金不足」など幅広い理由により、（1）（2）を満たす場合には、電子取引データを保存しておくだけでＯＫです。
（1）電子取引データ保存の一定のルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要）
（2）税務調査等の際に、
★電子取引データのダウンロードの求め
★電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求め
これらに応じることができるようにしている場合

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FAX通信№211

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