もうすぐ「マイナンバー」制度がスタートします。準備は万全ですか？？

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「マイナンバー」とは住民票を有する一人ひとりに対して12桁の番号が割り振られ、社会保障や税、災害対策に関する事務に使われる制度のことです。この番号は平成27年10月から郵送にて通知され、平成28年1月から順次利用が開始されます。
企業は従業員から、本人確認をした上でその番号を収集しなくてはいけません。また集めたマイナンバーが漏えいしないように安全管理措置をとる必要があります。

■マイナンバーが通知される10月までにやるべき６つのステップ

☆ステップ１☆　マイナンバー対象業務の洗い出し
・従業員の源泉徴収票作成業務（パートやアルバイトも対象）
・税理士や社労士などの外部の個人事業主の支払調書作成業務
・健康保険等の資格取得や喪失の届出書作成業務　など
必要なマイナンバー対象業務の範囲をリストアップして、整理しましょう。

マイナンバーは単に番号を収集するだけだと思ってない？
マイナンバーの漏えいで４年以下の懲役になるかも?！

☆ステップ２☆　 マイナンバー取扱担当者の選定
マイナンバーの対象業務が判明したら、取扱担当を決めましょう。この時に担当者が多くなればなるほど、マイナンバーの漏えいリスクが高まります！！
⇒ポイント１
担当者は少なく

☆ステップ3☆　 基本方針の策定と取扱規定作り
基本方針の策定は任意ですが、取扱規定の作成は義務
・マイナンバーの取得から廃棄までの取扱規定を作成（作業フロー図を書いてみるとわかりやすいです）
・マイナンバーに対応した就業規則の変更
（マイナンバーの利用目的の通知、提出を拒否する社員への対応方法などを皆で共有しましょう）
・従業員との守秘義務契約書の締結

☆ステップ4☆　 マイナンバーの周知
社員研修やセミナーを通じて、マイナンバーの内容や重要性、情報漏えい防止について認識してもらいましょう
⇒ポイント２
マイナンバーの重要性が分からないと、通知が届いても読まずに捨ててしまうかも？！研修の対象は従業員全員

☆ステップ５☆　 安全管理の構築
・取扱担当者への定期的な社内研修
・マイナンバー取扱区域の物理的な隔離 （間仕切りの使用や一番奥に机をもってくる等）
・鍵付きキャビネットでの書類の保管等
・マイナンバー取扱PCのパスワードの設定と定期的な変更
⇒ポイント3
情報漏えいをさせないことが大切

☆ステップ6☆　 情報システムの改修
マイナンバーを扱うPCには下記の対策を！！
・マイナンバー対応の給与計算ソフトの利用
※オリジナルソフトを使用の会社は至急の対応を！！
・安全管理措置として、ウイルス対策ソフトの導入
⇒ポイント4
これでゴールではありません！！
当面は法改正があるかもしれませんので、まめな情報収集を心掛けて！！

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FAX通信№115

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