帳簿書類の保存期間

（注）執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。

税金・節税関連

2007.12.03

今回は、年末の大掃除をする前に知っておいてもらいたい「帳簿書類の保存期間」についてご説明します。

いつまで保存するの？

顧問先様からよく「領収書や請求書はいつまで保存すればいいの？」と尋ねられることがあります。そのときは、「決算書と申告書は永久保存してください。総勘定元帳や仕訳帳などは10年、領収書や請求書については7年間保存してください」とお答えしています。

これは、商法及び会社法（旧商法）では10年間、税法では7年間（一部5年間）帳簿書類を保存することを要求しているからです。

商法及び会社法上の保存期間

旧商法36条で商人は、10年間商業帳簿や営業に関する重要書類を保存するすることを定めていました。
旧商法36条については、商法19条（個人事業者）、会社法432条（法人）に引き継がれており、保存期間10年間については変わりありません。

法人税法上の保存期間

法人は、帳簿を備え付けてその取引を記帳するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限から７年間保存しなければなりません。

（注意）
「帳簿」・・・総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
「書類」・・・棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書、請求書など

青色申告法人はもちろんのこと白色申告法人においても帳簿書類の保存義務があります。

帳簿書類の保存方法

１、原則的な保存方法
紙による保存であり、パソコン等で作成した帳簿書類についても紙に印刷して保存する必要があります。

２、マイクロフィルムによる保存方法
保存期間の最後の2年間にあたる6年目及び7年目の帳簿書類（一定の書類については最後の4年間）は、一定の要件を満たすマイクロフィルムによる保存ができます。

３、電磁的記録による保存方法
あらかじめ電磁的記録を行なうことを所轄税務署長に対して申請書を提出し承認を得る必要があります。承認を得れば、紙による保存によらずサーバ・DVD・CD等に記録した電子データのまま保存することができます。

４、一定書類のスキャナ読取りの電子的記録による保存方法
あらかじめスキャナ読取りの電磁的記録を行なうことを所轄税務署長に対して申請書を提出し承認を得る必要があります。帳簿は対象外です。

５、COMによる保存
あらかじめCOMによる電磁的記録を行なうことを所轄税務署長に対して申請書を提出し承認を得る必要があります。