契約の見直し必要!これもマイナンバー外部委託になるの?

(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。

以前、「マイナンバー業務を外部委託する場合の注意点」をご紹介したが、今回は外部委託に該当するかどうか、具体例で確認する。

ポイントはそのベンダーが個人番号を含む電子データを取扱うかどうか!

マイナンバーを外部委託する代表例として、給与・年末調整業務や社会保険業務を税理士や社会保険労務士へ委託することが想定される。

では、人事・給与などのデータ管理にクラウドサービスを利用している場合はどうなるのだろうか?

この場合、クラウドサービス提供事業者であるベンダーが個人番号をその内容に含む電子データを取扱わない場合は、委託とは見なされない。従って、クラウドサービス等を導入している場合で、委託に該当しないためにはあらかじめ、契約条項によってクラウドサービス提供事業者が個人番号を含むデータを取扱わない旨を定め、確実に実施されるように、適切にアクセス制御を行う必要がある。

また、マイナンバーを取り扱う情報システムの保守サービスを活用している場合はどうなるのだろうか?

この場合、保守サービス提供事業者であるベンダーが個人番号をその内容に含む電子データを取り扱う場合には、委託に該当する。一方、単純なハードウエア・ソフトウェア保守サービスのみを行う場合、契約条項によって保守サービス提供事業者が個人番号を含むデータを取扱わない旨を定めており、適切にアクセス制御を行っている場合等では、委託に該当しない。

なお、保守サービス提供事業者が、保守のために記録媒体等を持ち帰ることが想定される場合は、あらかじめ特定個人情報(マイナンバーを内容に含む個人情報)の保管を委託し、安全管理措置を確認する必要があるので、注意していただきたい。

マイナンバーを郵送する場合、配送業者とは委託関係になるのかどうか?

この場合は、配送業者は依頼された特定個人情報の中身の詳細については関知しないことから、事業者と配送業者との間で特に特定個人情報の取扱いについての合意があった場合を除き、委託には該当しないものと考えられる。

ただし、事業者には安全管理措置を講ずる義務が課せられているので、特定個人情報が漏えいしないよう、適切な外部事業者の選択、安全な配送方法の指定等の措置を講ずる必要がある。

マイナンバー制度では、委託者は業務の委託先を必要かつ適切に監督するための必要な措置を講じなければならない。

そのため、委託先とはマイナンバー導入後の業務内容や、契約内容の見直しなどについて早急な協議をすることをお勧めする。

税務ニュース№411

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