マイナンバーの本人確認、こんなときの対処法は?

(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。

中小企業では、身元確認は省略してもよい?

いよいよ個人番号(マイナンバー)通知カードの郵送が始まる。中小企業からの質問も増えてきているが、一番多かったのが、「従業員の顔は全員知っているため、身元確認は省いてもいいのではないか」、というものである。

確かに、身元確認は大変な作業である。従業員が多ければ多くなるほど、時間と労力が必要になるため、なんとか本人確認作業を免れたいと思う方も多いだろう。

内閣官房が発表しているFAQのQ4-3-1では『雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。』と記載されている。

この文を一読すると、従業員の顔を全員知っていたら、身元確認は不要だと思うのではないだろうか。しかし、残念ながら『雇用関係にあることなどから本人に相違ないと明らかにわかる』というのは、雇用契約成立時に本人であることの確認を行っている企業だけが該当する。

従って、例えば、正社員の方等で入社時に年金手帳や住民票の写しなどを会社に提出していれば、この条件を満たしたと認められるが、アルバイト等で入社時に履歴書しかもらっていない場合は『雇用関係にあることなどから本人に相違ない』という条件に当てはまらないことになる。

講師にマイナンバーを提供してもらう時の良い方法は?

講師などへの報酬の支払もマイナンバー収集の対象となるが、何か良い方法を教えてほしい、と聞かれることもよくある。この場合、『国税分野における番号法に基づく本人確認方法【事業者向け】』の例4がお勧めできる。

国税分野における番号法に基づく本人確認方法【事業者向け】

http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/pdf/kokuzei_kakunin.pdf


例4に「事業者が継続して取引を行っている顧客から個人番号の提供を受ける場合に、顧客に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、顧客がその書面に通知カード等の写しを貼付して返送する方法」というのがある。

つまり、依頼書類に印字した住所及び氏名と貼付されている通知カード等の写しの住所及び氏名が同一であることを確認することにより、身元確認が完了するのである。ただし、この条件を満たすためには、原則、送付元の会社自身が送付した書面が返送される必要があるので、注意して頂きたい。

税務ニュース№412

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