領収書の電子保管がいよいよ解禁されるのか!?

(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。

領収書の電子保管の規制が緩和!?

平成26年11月5日付の日本経済新聞(朝刊)に、以下のような記事が記載された(抜粋)。

「政府は税務調査の証拠となる領収書や契約書の原本を原則7年間保管するよう企業に義務付けた規制を2015年にも緩める方針だ。3万円以上の場合に紙のまま保管するよう求めていたが、スキャナーで読み取って画像データを保存すれば原本を捨てられるようにする。」

平成17年に電子帳簿保存法が改正され、原本が紙の国税関係書類については、一定の要件の下でスキャナーを使用して作成した電子データにより保存(以下「スキャナ保存」)することができるようになった。

また、国税関係帳簿書類のうち、帳簿、決算関係書類、契約書及び領収書について、特に重要な文書であるため引き続き紙により保存が求められているが、それ以外のすべての書類(見積書、納品書、請求書など)については一定の要件の下、紙の保存に代えてスキャナ保存することができるようになっている。

さらに、契約書や領収書であっても、記載された金額が3万円未満の少額なものについては、スキャナ保存が認められている。

企業にとってのメリット

現行では3万円以上の領収書については、紙ベースによる保存が求められているため、大企業などは、膨大な領収書の保管に相当のコストを要している。先述の日本経済新聞によると、「経団連の試算では国内企業が領収書や契約書などの税務書類を保管するコストは合計で年間約3千億円にのぼる。これらの保管コストをペーパーレス化でゼロにできれば、企業にとっては法人税の実効税率を約0.6%下げるのと同等のコスト削減効果を見込める。」とのことである。

大企業だけでなく、比較的事務所の狭い中小企業においても、紙ベースでの保管は場所の確保に困ることが多いため、有効な手段となろう。

ただし、国税関係書類をスキャナ保存しようとする場合には、スキャナ保存を行う日の3か月前の日までに所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要となるため、注意していただきたい。

税務ニュース№385

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