誰も言わない、マイナンバー最大の盲点!


■マイナンバー(社会保障・税番号)制度の準備されていますか?

今年の10月からいよいよ、各家庭にマイナンバーが届きます。
本格実施は来年1月からですが、300人以上の企業であれば、対応準備は既に始めなければなりません。

というのも、企業は従業員役員全員(パートアルバイト、再雇用者、新入社員、非常勤役員含む全員)からマイナンバーを教えてもらわなければならないからです。

では、全員に一斉メールを行いマイナンバーを記入してもらって返信してもらえれば済む話なのかというと、実はそうではありません。

マイナンバーを企業が預かる時には、「本人確認」と「身元確認」を行わなければならないからです。

従業員等が役所から「個人番号カード」を発行してもらっている場合は、そのカード1枚で事足りるのですが、発行してもらっていない場合は、免許証などが必要になります。

マイナンバー導入当初の企業負担は、実は結構重いものがあるのです。

■マイナンバー法は個人情報保護法の特別法

マイナンバー法(番号法)というのは、平成17年に導入された個人情報保護法の特別法という位置づけです。

つまり、マイナンバー法の基本は、個人情報保護法にあるのです。
(マイナンバー法と個人情報保護法がかぶる部分はマイナンバー方が優先されます。)

従って、既に個人情報保護法を踏襲して経営されている場合には、今度のマイナンバー制度について、全般的にはそれほど違和感なく取り組めるのではないかと思います。
(この場合でも、個々に注意点や留意点はいくつもありますので、事前にきちんと勉強・準備はしておきましょう。)

■誰も言わない、マイナンバー最大の盲点!

しかし、そのような企業でも、マイナンバーの安全管理措置である「情報の破棄」には、要注意です!!

例えば、扶養控除申告書などのマイナンバーを含む特定個人情報は、今後は、必要がなくなれば、きちんと破棄しないといけないのです。

この「情報の破棄」という考えは、個人情報保護法にはなかったものです。

以下政府の広報資料より引用します。

「マイナンバーをその内容に含む個人情報である特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。」

「また、マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。」

「例えば、雇用契約等の継続的な関係にある場合に、従業員等から提供を受けたマイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。」

「一方、法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

「なお、マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。」

「このように、マイナンバーの保管(廃棄)には制限があり、廃棄又は削除を前提として、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムであれば、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます。」

例えば、マイナンバーが記載された扶養控除申告であれば、保存期間が7年間となっていますので、7年経過後はきちんと「破棄」を企業としてルーチンワークにしておく必要があるのです。

退職者なども別途管理が必要でしょう。

Ps.この場合、印刷保管時に工夫するなどの対応も考えられます。

2015.4.2執筆

(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。


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